Tính năng trộn thư là một trong các tiện ích mà Word giúp người sử dụng giảm đáng kể thời gian xử lý văn bản trên máy tính. Tính năng này dùng chèn thông tin dữ liệu khác nhau vào một tài liệu văn bản cố định nào đó bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu như bạn muốn chèn thông tin như tên, tuổi, địa chỉ… trong danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn… Để làm việc này bạn phải có 2 tập tin
văn bản riêng biệt trước khi trộn với nhau, tập tin thứ nhất sẽ chứa dữ liệu dạng danh sách nhân viên, tên, tuổi… tập tin thứ hai sẽ chứa tài liệu chính (ví dụ mẫu thư báo, thư ngỏ…), có thể hiểu cách thức sử dụng
Mail Merge như sau: Ở đây chúng ta sẽ làm một ví dụ: In toàn bộ thư mời cho danh sách toàn bộ khách hàng. Bạn làm theo trình tự sau: Bạn nhập liệu mẫu thư mời cho mình, chú ý phần tên và địa chỉ khách hàng thì để trống để có thể nhập liệu sau này. Kế đến bạn chọn như hình.
Khi đó thanh công cụ
Mail Merge sẽ xuất hiện bên phía phải màn hình Word, bạn chọn cho mình mẫu tài liệu là
Letters, nhấp
Next để tiếp tục.
Ở màn hình kế cho phép bạn chọn định dạng thư nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp ví dụ này bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn như hình và nhấp
Next.
Màn hình kế cho phép bạn chọn nơi nhận, trường hợp này chúng ta sẽ tạo một danh sách mới nên bạn chọn vào
Type a new list, xong nhấp vào
Create… Khi đó một hộp thoại có dạng sau sẽ xuất hiện.
Hộp thoại này cho phép bạn nhập danh sách những người cần thêm vào thư của bạn, các chỉ mục ở trên có thể sẽ dư thừa, bạn có thể xoá bằng cách chọn nút
Customize…, ở hộp thoại
Customize Address List bạn chọn các mục trong
Field Names và nhấp
Delete để bỏ.
Xong nhấp
OK, màn hình sẽ trở lại phần
New Address List nhưng lần này đã được bỏ bớt thông tin không cần thiết, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp
New Entry để nhập tiếp, cứ thế lần lượt đến hết danh sách, xong nhấp
Close, hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tin này lại, khi bạn nhấp
Save thì màn hình sẽ mở hộp thoại
Mail Merge Recipients như sau:
Trong hộp thoại này thì các thông tin bạn đã nhập sẽ được thể hiện, nhấp
OK để đồng ý.
Tiếp theo bạn nhấp
Next tại thanh
Mail Merge, màn hình này sẽ cho bạn viết thư
Tại đây bạn nhấp vào liên kết More items… để thêm các trường (fields) vào tài liệu, hộp thoại
Insert Merge Field sẽ xuất hiện.
Tại đây bạn lần lượt chọn các dòng
First Name, Last Name và
Company Name rồi nhấn
Insert. Khi đó các
Field được chèn sẽ có dạng sau trên màn hình soạn thảo.
Tiếp theo bạn nhấp
Next ở thanh
Mail Merge, màn hình soạn thảo sẽ chuyển các
Field thành dữ liệu cho bạn xem trước, trên thanh
Mail Merge sẽ hiện ra như sau:
Để xem trước các nội dung được chèn khác bạn nhấp nút trên thanh
Mail Merge. Kết quả sẽ xuất hiện như hình:
Nhấp
Next để tiếp tục.
Màn hình này thông báo
Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục:
Lúc này hộp thoại
Merge to New Document sẽ xuất hiện, bạn chọn
All và nhấp
OK.
Lúc này
Word sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung là toàn bộ thư đã được trộn từ 2 tài liệu ban đầu. Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại vào máy.
In tài liệu: Để in tài liệu ra giấy, bạn vào Menu
File > chọn
Print hay nhấn tổ hợp phím
Ctrl + P, hộp thoại
Print sẽ xuất hiện có dạng như sau:
Tại hộp thoại này bạn chú ý các mục sau:
-
Printer: Đây là phần hiển thị thông tin của máy in.
-
Page range: phần này cho phép bạn quy định in trang nào, có các mục
+
All: In toàn bộ tài liệu.
+
Current Page: In trang hiện thời.
+
Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in
Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau:
1,2,4,7-12. -
Copies: chỉ số bản cần in. Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word:
- Để in được trong Word thì máy tính của bạn phải được cài trình điều khiển (Driver).
- Như bài trước đã đề cập, việc in tài liệu lần đầu tiên có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in.
tip4pc.com